Не успевает прийти приглашение для шенгена

Друзья, срочный вопрос. Подруга с ребенком (граждане РФ, проживающие на Кипре) собралась ко мне и моему партнеру (мы тоже граждане РФ) в гости в Нидерланды. Мы сделали приглашения и отправили их почтой. Уже пора подавать документы на визу, но письмо с приглашениями до сих пор не пришло (хотя должно было). Что делать? Идти в консульство с бронью отеля и отменить ее при влете в шенген (через Австрию)? Или предоставить распечатанный скан приглашений, объяснив ситуацию? Или и то и другое? Что говорить на границе, если спросят о цели поездки и адрес пребывания?
Если важно: у подруги и ребенка паспорта свежие, в старом давнишний шенген и виза США. Поездку оплачивает ее муж, мы только предоставляем крышу над головой и компанию в прогулках. Приглашение написано от имени партнера с доходом выше среднего, жилье просторное. Билеты уже куплены, поэтому подвинуть поездку нельзя.
Спасибо за советы!
UPD. Визы получены по копии приглашений.